Archivio di Stato di Caltanissetta

Pubblicazione di immagini di documenti dell’Archivio 

Ai sensi dell’art. 8 comma 3 bis del Codice dei Beni Culturali e ambientali (d. lgs.42/2004)  

“Sono in ogni caso libere le seguenti attività, svolte senza scopo di lucro, per finalità di studio, ricerca, libera manifestazione del pensiero o espressione creativa, promozione della conoscenza del  
patrimonio culturale: 

1. la riproduzione di beni culturali diversi dai beni archivistici sottoposti a restrizioni di consultabilità ai sensi del capo III del presente titolo, attuata nel rispetto delle disposizioni che tutelano il diritto di autore e con modalità che non comportino alcun contatto fisico con il bene, né l’esposizione dello stesso a sorgenti luminose né, all’interno degli istituti della cultura, né l’uso di stativi o treppiedi; 
2. la divulgazione con qualsiasi mezzo delle immagini di beni culturali, legittimamente acquisite, in modo da non poter essere ulteriormente riprodotte a scopo di lucro.”

Uso delle immagini di documenti d’Archivio in esenzione dal pagamento del canone di concessione 

Il decreto ministeriale 21 marzo 2024, n. 108 esenta dal pagamento del canone di concessione: 

1. le riproduzioni di beni culturali e il loro riuso per i volumi a cui viene riconosciuto dall’ente concedente un carattere scientifico (contributi in volume, atti di convegni nazionali ed internazionali) e accademico;  
2. le riproduzioni di beni culturali e il loro riuso per volumi e riviste a cui viene riconosciuto dall’ente concedente un contenuto divulgativo e didattico;  
3. le riproduzioni di beni culturali e il loro riuso per i cataloghi d’arte, di mostre e manifestazioni culturali con tiratura fino a 4000 copie;  
4. le riproduzioni di beni culturali e il loro riuso per le riviste scientifiche e di Classe A di cui agli elenchi dell’Agenzia nazionale di valutazione del sistema universitario e della ricerca (ANVUR); 
5. le riproduzioni di beni culturali e il loro riuso per pubblicazioni in giornali e periodici nell’esercizio del diritto-dovere di cronaca;  
6. le riproduzioni di beni culturali e il loro riuso destinate alle pubblicazioni liberamente accessibili da chiunque senza il pagamento di un prezzo (c.d. open access);  
7. le riproduzioni di beni culturali eseguite autonomamente da chiunque (come ad esempio studenti, studiosi, ricercatori, docenti universitari) effettuate a scopo non lucrativo e non destinate alla vendita;  
8. le riproduzioni di beni culturali e il loro riuso per la realizzazione del materiale espositivo, scientifico, didattico e divulgativo di mostre e manifestazioni culturali organizzate da un organo del Ministero ovvero da enti pubblici e privati per finalità di valorizzazione del patrimonio culturale attuate senza scopo di lucro. Nel caso di richieste relative a un elevato numero di immagini, la gratuità può essere concessa solo nell’ambito di accordi di collaborazione istituzionale. Si precisa che il biglietto di ingresso non è di per sé sufficiente a caratterizzare una iniziativa di valorizzazione come a fine di lucro, ma va valutato l’insieme delle circostanze in cui si realizza l’iniziativa stessa. 

Gli utenti che vogliano utilizzare riproduzioni di documenti d’archivio in esenzione dal pagamento del canone dovranno inviare richiesta all’indirizzo as-cl@cultura.gov.it utilizzando l’apposito modulo  e allegando copia del proprio documento di identità. 

L’Archivio di Stato, dopo aver esaminato la richiesta, se riconosce che rientra nei casi di esenzione dal pagamento del canone di concessione appone in calce il nulla osta autorizzativo all’utilizzo delle riproduzioni e lo invia al richiedente a mezzo posta elettronica. 

Uso delle immagini di documenti d’Archivio soggetto al pagamento del canone di concessione 

Al di fuori dei casi di gratuità previsti dal decreto ministeriale 21 marzo 2024, n. 108, l’uso di fotoriproduzioni di documenti conservati dall’Archivio di Stato è soggetto a concessione da parte del Ministero della Cultura e al pagamento di un canone. 

In questo caso il richiedente è tenuto ad informare l’Archivio di Stato di Caltanissetta inviando una e-mail all’indirizzo as-cl@cultura.gov.it recante: 

• il proposito di pubblicare l’immagine,  
• la destinazione della pubblicazione, secondo quanto previsto dalla Tabella 3 del nuovo tariffario relativo agli importi dei canoni e dei corrispettivi per la concessione d’uso dei beni in consegna agli istituti e ai luoghi della cultura del Ministero della Cultura, adottato ai sensi del D.M. n. 108 del 21 marzo 2024,  
• la quantità o la tiratura delle riproduzioni o se si tratta di prodotti editoriali online o di proiezioni audiovisive e/o mostre immersive. 

Alla comunicazione dell’utente segue un preventivo relativo al corrispettivo da pagare per ottenere la concessione per l’utilizzo di immagini d’archivio, che viene calcolato moltiplicando: 

• la Tariffa unitaria di cui alla Tabella 2 del Tariffario; 
• per un coefficiente relativo all’uso/destinazione delle riproduzioni, secondo quanto previsto dalla Tabella 3 del Tariffario; 
• per un coefficiente relativo alla quantità delle riproduzioni da effettuarsi o relativo alla tiratura, secondo quanto riportato nella Tabella 4 del Tariffario. 

Nel caso in cui le riproduzioni siano già in possesso del soggetto che ne chiede solo il riuso, la tariffa unitaria di base da utilizzare per il calcolo del corrispettivo è fissata forfettariamente in euro 5,00, salvo che la Tabella 2 del Tariffario non preveda un rimborso più basso 

Una volta pagato il corrispettivo dovuto l’utente, per poter pubblicare la riproduzione di uno o più documenti archivistici, dovrà inviare tramite posta ordinaria ad Archivio di Stato di Caltanissetta, Via P. Borsellino n. 2/2a – 93100 Caltanissetta (CL) la richiesta di concessione per l’utilizzo di fotoriproduzioni di documenti d’archivio, utilizzando l’apposito modulo (v. Modulistica), corredato da 1 marca da bollo da € 16,00, insieme a copia del proprio documento di identità. 

In alternativa l’utente potrà assolvere virtualmente al pagamento della marca da bollo attraverso l’utilizzo della piattaforma digitale PagoPA (v. istruzioni per effettuare il pagamento nella pagina dedicata) e inviare all’indirizzo mail dell’Istituto as-cl@cultura.gov.it  la richiesta di concessione per l’utilizzo di fotoriproduzioni di documenti d’archivio (v. Modulistica), insieme a copia del proprio documento di identità e copia del pagamento effettuato.  

Sono esenti dal pagamento del bollo le «… amministrazioni dello Stato, regioni, province, comuni, loro consorzi e associazioni, nonché comunità montane.» (art. 16, all. B, D.P.R. 26/10/1972, n. 642), e le organizzazioni ONLUS (art. 27-bis D.P.R. 26/10/1972, n. 642). A questi enti anche l’autorizzazione verrà rilasciata priva di bollo. 

Il termine entro cui va espletata la procedura è di 30 giorni. 

L’atto di concessione, anch’esso provvisto di marca da bollo da 16 euro a carico del concessionario, è rilasciato dal Direttore dell’Istituto. 

Obblighi per il richiedente  

In entrambe le procedure, restano fermi i seguenti obblighi:  

• Le immagini devono essere state acquisite in modo legittimo. In particolare: i documenti archivistici riprodotti non devono essere sottoposti a restrizioni di consultabilità; nel caso di riproduzioni effettuate con mezzi propri, occorre osservare tutte le cautele necessarie per la tutela del bene (vedi art. 108 del Codice dei Beni Culturali).   
• Le immagini devono essere divulgate in modo da non poter essere ulteriormente riprodotte a scopo di lucro (vedi art. 108 del Codice dei Beni Culturali).    
• La pubblicazione deve riportare la dicitura “su concessione del Ministero della Cultura” con gli estremi dell’autorizzazione; deve indicare la segnatura esatta dei documenti (Istituto di conservazione, fondo, serie, fascicolo)  
• Occorre consegnare all’Istituto almeno una copia analogica e una copia digitale dell’elaborato e una copia della riproduzione.   

Documenti archivistici con restrizioni di consultabilità  

Quanto detto sopra indicato non può applicarsi alla riproduzione di beni archivistici sottoposti a restrizioni di consultabilità, che segue invece una procedura apposita.  

La riproduzione di documenti riservati, per i quali sia stata autorizzata la consultazione anticipata, può essere effettuata, su richiesta degli interessati, esclusivamente a cura dell’istituto, il quale può non autorizzare la riproduzione qualora la documentazione contenga “categorie particolari di dati personali” o “dati personali relativi a condanne penali e reati” di cui agli artt. 9-10 del GDPR.